Le Design Sprint · En mai dernier, la team de l’Appart Quatremain se retrouvait pendant deux jours pour mettre à plat sa stratégie et pour fluidifier ses process. Un joli exemple de co-construction que nous tenions à partager pour te montrer à quel point cela a été bénéfique pour notre motivation, notre implication et notre efficacité.
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Un “team building” qui se transforme en Design Sprint
Depuis juillet 2017, la team de l’Appart Quatremain se compose de trois personnes : Alice et moi, Marièke, les deux fondatrices, et Maëva, qui travaille régulièrement avec nous. Entre Alice, qui jongle entre les rendez-vous, Maëva qui travaille en Allemagne et moi, qui m’affaire très souvent en tête à tête avec mon ordinateur pour avancer sur les projets de nos clients, nous n’avons pas toujours l’occasion de nous poser pour échanger.
La venue de Maëva sur Paris, en mai dernier, nous a paru LA bonne occasion pour se retrouver. L’idée était au départ de se retrouver pour se sortir un peu la tête du travail… Mais notre nature de grosses travailleuses a vite repris le dessus (chassez le naturel…) et ce qui devait être un spa s’est finalement transformé en deux jours de boulot ininterrompu dans un joli lieu parisien. Nous avions besoin de remettre tout à plat pour retrouver la motivation.
Les conditions de notre Design Sprint
Un lieu différent
Mercredi 2 mai, nous nous sommes retrouvées toutes les trois à l’écart de l’Appart Quatremain, dans un joli lieu du 19e arrondissement de Paris. Grève des trains oblige, nous éloigner était compliqué. Qu’à cela ne tienne, une jolie terrasse ensoleillée nous attendait. L’objectif : se couper du quotidien et libérer la parole en nous mettant sur un pied d’égalité. La co-construction pouvait commencer !
Un ordre du jour clair
Avant de nous retrouver, nous avions toutes réfléchi aux différentes thématiques que nous avions envie d’aborder et aux problématiques que nous rencontrions dans notre travail pour l’Appart. Ainsi, nous avons commencé par dresser un ordre du jour des sujets à aborder. En vrac :
- Les prestations de l’Appart
- Les rôles de chacune
- Les processus
- Les objectifs à court terme et à long terme
Un temps limité
Nous avions loué notre espace jusqu’au jeudi 3 à 15h. Nous avions donc un jour et demi pour tout remettre à plat. Un temps donné très serré mais suffisant pour aborder nos différents problèmes et y trouver des solutions. Maëva, montre en main, nous a tenu à la baguette pour que nous puissions avancer correctement.
Une déconnexion totale
Ni internet, ni téléphone. Telle a été notre punition (notre délivrance ?) pendant ce jour et demi de réflexions. Cela s’est avéré très efficace pour limiter les interruptions et permettre une concentration optimale.
Un moment de détente
Mercredi soir, après une journée passée à travailler d’arrache-pied, nous sommes sorties recharger nos batteries le temps d’un repas et de quelques verres. L’occasion de se retrouver dans un contexte moins scolaire et de profiter les unes des autres.
Les outils de notre Design Sprint
Les outils servent à activer l’intelligence collective et à garder des traces écrites des réflexions.
Un paperboard, des stylos
Paperboard et stylos colorés nous ont permis de réfléchir à trois. Ils ont donné corps à nos idées. En tant qu’animatrice de notre Design Sprint, Alice a souvent pris la main pour noter nos pensées.
Des gommettes et des post-its
Dans un groupe, les intelligences sont multiples. Si je suis pour ma part sensible aux mots, Alice est très visuelle. Passer par plusieurs médias, comme les gommettes et les post-its a permis de rendre plus lisible nos réflexions et de valider que nous étions toutes d’accord.
Des schémas
Rien ne vaut un bon schéma pour valider ce que tout le monde pense tout bas sans savoir comment l’exprimer. Alice s’est chargée de la facilitation graphique : avec une feuille de papier et un crayon, elle fait des merveilles 😉
Un chrono
Les divagations et les débats sans fin gangrènent les réflexions de groupe. Maëva nous a cadré en gardant constamment un oeil sur la montre. Nous avions énormément de choses à traiter et il aurait été difficile de tout voir si elle n’avait pas veillé à la longueur des échanges.
Un ordinateur pour prendre des notes
Les réflexions, c’est bien. Conserver une trace des décisions, c’est mieux – surtout pour pouvoir les appliquer ensuite. A mesure que la réflexion avançait et que les décisions étaient prises par le groupe, je n’ai cessé de prendre des notes. Le but : mettre en place la Bible de l’Appart Quatremain regroupant l’ensemble de nos process.
Les bienfaits de cette session
Un mois après ce sprint, nous sommes heureuses d’avoir pris la décision d’avoir opté pour un Design sprint plutôt que pour un Spa. A dire vrai, cela nous a bien plus soulagées car cela nous a permis de faire un point salvateur sur notre entreprise.
Le retour de la motivation
Travailler à trois, pas toujours ensemble, et avoir souvent la tête dans les urgences n’est pas bon pour le moral. Nous subissions clairement un manque de motivation et ce moment de travail intensif s’est avéré être un bol d’air dont nous avions besoin. Nous savons à nouveau où nous allons et nous y allons plus vite !
Des avancées concrètes
A la suite de notre Design Sprint, nous avons désiré continuer sur notre lancée pour ne pas perdre notre élan. Dans la foulée, nous avons mis plusieurs choses en place pour mieux évaluer notre entreprise :
- mise en place d’un tableau de suivi pour suivre nos envois de devis, les validations et les paiements
- rédaction de la bible de l’Appart Quatremain pour remettre à plat les process et rassembler tous nos documents au sein d’un même endroit
- mise en place de nouveaux process pour mieux suivre nos avancées et être plus au courant du travail que nous effectuons chacune
- refonte de notre site internet pour mieux exprimer l’univers et l’esprit de l’Appart Quatremain. Ils n’ont pas beaucoup changé depuis les débuts de l’Appart début 2016 mais nous savons désormais mieux comment en parler
Des objectifs précis et chiffrés et des résultats !
En plus de ces éléments concrets, nous nous sommes fixées une liste d’objectifs en terme de prospection / prise de contact / communication sur l’Appart. Le tout avec un objectif chiffré en tête afin de mieux savoir où nous allons. En juin, nous avons multiplié notre activité par 6 par rapport à avril. Enorme, non ?
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As-tu déjà accordé une pause créative à ton entreprise ? Un moment de réflexion intense avec les différents acteurs qui la composent ? Si cette expérience positive et dynamisante t’intéresse, n’hésite pas à nous contacter. Nous pouvons t’aider à le mettre en place pour renouveller ton entreprise !
A très vite,
Marièke
Crédit photo et schéma : Alice Guyot de l’Appart Quatremain
