Être son propre patron, c’est la motivation de la plupart des créateurs d’entreprise. On peut choisir son emploi du temps, décider de ses clients (en théorie)… Mais on doit aussi trouver sa motivation et s’assurer d’être un minimum productif : pas question de rester sur Facebook pendant des heures, même si on y a une page très active !
Vous trouverez sur internet et sur les blogs énormément de conseils pour augmenter votre productivité. Ce qu’on ne trouve moins, il me semble, ce sont des articles de décompression. C’est bien d’être productif, c’est mieux de l’être longtemps. C’est un peu comme un régime alimentaire : si l’on se restreint en permanence, on finit toujours par craquer violemment ! Du coup, j’ai essayé de vous concocter un article avec cinq astuces être plus productif sans exploser en vol.
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Astuce #1 – Trouver les bons outils
Les outils d’organisation sont multiples !
En voici quelques uns (je les décris plus précisément dans l’article de la semaine dernière):
- La to-do list
- Le bullet journal
- Le planner
- L’agenda / l’agenda électronique
- Le semainier
Trouver le bon (ou les bons) est essentiel pour vous organiser correctement et vous sentir mieux.
Plus encore, cela peut vous permettre de gérer votre vie professionnelle et personnelle, vous permettant d’être plus à l’aise dans votre vie. Par exemple, j’utilise le bullet journal depuis février dernier et cela me permet d’organiser les tâches de ma vie professionnelles (choses à faire, RDV…) et de ma vie personnelle (anniversaires, listes d’envie, objectifs fitness…).
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A l’occasion de la rentrée, nous avons décidé de vous proposer notre version du weekly planner. Notre weekly planner à télécharger est disponible dans toutes les couleurs qui suivent. Mon préféré, c’est le deuxième 
Astuce #2 – Savoir prioriser les tâches à faire
Je suis donc passée au début de l’année d’une to-do liste quotidienne à un bullet journal (si le sujet vous intéresse, je pourrais vous faire un article sur ce thème !). C’est jusqu’à présent l’outil qui booste le plus ma productivité car je peux y suivre et y valider l’ensemble des points essentiels de ma journée. Cela me permet de voir les tâches que j’ai à faire sur la journée.
Numéroter ces tâches
Plus encore, cela me sert à les prioriser. Lorsque j’ai beaucoup de tâches en cours, je les numérote par ordre de choses à faire. L’importance d’une tâche peut dépendre de sa deadline mais pas uniquement : certaines tâches n’ont pas vraiment de deadline et pourtant, elles sont importantes pour votre activité. Si vous n’arrivez pas à organiser ces tâches, fixez leur vous-même une deadline.
Limiter les tâches
Il ne sert à rien de se fixer TROP de tâches à faire par jour. La seule chose que vous atteindrez en vous fixant un max d’objectifs est la démotivation ! Une fois que vous savez estimer combien de temps vous nécessitez pour telle ou telle tâche, apprenez à ne pas surcharger votre to-do list quotidienne. Ainsi, vous terminerez votre journée en ayant coché tous vos items et vous aurez l’impression d’avoir été très efficace et n’aurez pas cette désagréable sensation de crouler sous les choses à faire.
Astuce #3 – Se fixer des objectifs atteignables
Être fondateur de son entreprise, ça veut aussi dire être son propre comptable, son propre exécutant, son propre secrétaire, son propre manager… Les tâches s’accumulent et il peut être difficile de prendre du recul par rapport à ce que l’on a à faire. On est productifs au quotidien, certes, mais pas forcément pour atteindre ses grands objectifs
Qu’est-ce qu’un objectif atteignable ?
Objectif précis + plan détaillé + deadline + prise en compte des contraintes extérieures = Objectif atteignable
Comment l’atteindre sur le long terme ?
Sur le long terme, c’est plus compliqué de suivre ses objectifs. Pour s’en sortir, ma solution est de DE-COM-PO-SER !
Concrètement, cela signifie qu’il faut avoir des objectifs pour l’année (voire sur trois ans, vu que c’est parfois ce que les banques demandent au moment de la présentation du Business plan), qui sont ensuite découpés en objectifs sur chaque trimestre et/ou sur chaque mois.
Par exemple, pour cette première année d’exercice, le plus grands objectifs du Studio Quatremain était d’ouvrir une boutique en ligne (c’est pour trèèèèès bientôt !).
- Objectif premier : Ouvrir une boutique en ligne
- Sous objectifs :
– réaliser les produits que nous allons vendre
– mettre en place la boutique en ligne - Sous-objectifs de mettre la boutique en ligne :
– dessiner la maquette du site
– développer le site
– faire tous les visuels du site
– écrire toutes les fiches produits
– tout mettre en ligne
– tout relire
– faire les dernières vérifications !
Astuce #4 – Savoir se réserver du temps
Savoir différencier ce qui plaît de ce qui est nécessaire
Lors des différentes formations que j’ai pu suivre quant à la création d’entreprise, l’un des conseils qui m’a marqué est : « Vous pouvez aimer travailler avec un certain type de client. Cependant, si celui-ci n’est pas solvable (ou n’est pas solvable rapidement), vous risquez d’avoir du mal à faire tourner votre activité. Vous devez trouver des clients solvables pour pouvoir vous permettre de travailler avec des clients non solvables. »
La logique de l’argument est imparable, n’est-ce pas ? Difficile de manger si les personnes pour qui on travaille ne peuvent pas nous payer…
Il en va de même avec la productivité. Il peut y avoir des activités qui vous plaisent par dessus tout dans votre business qui ne sont pas celles qui sont le plus efficaces. Dans mon cas, c’est le blogging : j’adore écrire des articles et pourtant je sais bien qu’à court terme, ce n’est pas forcément les articles de ce blog qui vont m’apporter des clients.
Dans la même logique que l’argument ci-dessus, si je fais assez de choses productives et efficaces, j’ai le droit de passer du temps sur les choses que j’aime et qui sont moins efficaces. L’avantage de cette technique est qu’elle permet de se dégager du temps pour faire ce que l’on aime. C’est une sorte de soupape de sécurité qui permet de ne pas exploser.
Préserver du temps de qualité
Il est aussi possible que ce que vous préfériez soit aussi ce qui vous fait vivre : c’est par exemple le cas si vous avez un business créatif (graphiste, designer). Dans ce cas, essayez de vous préserver du temps privilégié pour effectuer ce que vous aimez le plus (créer). Éteignez votre téléphone, ne regardez pas vos mails, fixez vous un réveil pour connaître l’heure de la fin de la séance sans avoir à regarder l’heure… Ainsi, vous aurez l’impression d’être privilégiée et vous profiterez plus de votre temps de création.
Astuce #5 – Apprendre à se connaître
C’est mon dernier conseil et c’est certainement le plus important ^^ Apprenez à vous connaitre : aucun conseil ne devrait être appliqué à l’aveugle. Exemple par l’absurde : difficile de faire le régime Dukan qui préconise de ne manger que de la viande ou presque lorsqu’on est végétarien.
Il en va de même avec les conseils en productivité. Comme je vous l’expliquais dans l’article de la semaine dernière sur la gestion du temps, je suis polychrone. Autrement dit, je peux assumer plusieurs tâches à la fois et j’ai même tendance à me sentir à l’aise quand je mène plusieurs choses de front. C’est comme ça que je suis. Avoir un planning hyper précis et strict dans mon cas est complètement hors de propos – tandis qu’une to-do list me convient bien mieux car je peux tout à fait y prioriser les tâches et noter sur ma to-do où j’en suis.
Dans le même genre, je n’arrive pas à éteindre ma boîte mail car j’aime voir les mails entrants. Cela ne veut pas dire que je vais directement aller ouvrir le mail et y répondre : en général, je jette un oeil et je note dans ma to-do list les actions que j’ai à faire par rapport à cet email (répondre à l’un, appeler l’autre…).
En gros, ne vous astreignez pas à un rythme qui ne vous convient pas juste parce qu’il convient à l’une de vos connaissances ou à un blogueur que vous suivez Essayez les différentes techniques et voyez ce qui vous convient. À vous.
Et n’oubliez pas qu’il est nécessaire de faire des pauses parfois et de s’éloigner un peu de son projet pour se reposer et profiter de ses proches. Oubliez la productivité une fois de temps en temps ! (Et ne culpabilisez pas !) 
Marièke
Crédit photo : Alice Guyot, directrice artistique du Studio Quatremain, est passée derrière l’appareil photo pour ce cliché.
