Bien préparer ses vacances · Lorsqu’on est seule à gérer son entreprise, il n’est pas facile de prendre des vacances. Entre la culpabilité de tout abandonner et la perte réelle de business, comment s’organiser pour prendre des vacances ? Voici quelques solutions pour profiter de tes vacances.
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Être ou ne pas être en vacances, that is the question !
Il n’est pas évident de communiquer sur ses vacances auprès de ses clients. En effet, c’est sympa de partager ses photos de plage, mais comment vont le prendre les clients qui patientent pour recevoir leur commande ?
Selon la communication que tu as choisi pour ton entreprise – image très professionnelle, quelques bribes de vie personnelle, identification maximum… – tu dois choisir d’annoncer ou non que tu pars en vacances.
Si tu t’organises assez bien, il est tout à fait possible que tes clients ne s’aperçoivent même pas de ton départ en vacances 😉
S’organiser pour prendre ses vacances
Si tu es vendeuse, prestataire de service ou encore créatrice, ton activité et les charges qui pèsent sur toi au quotidien diffèrent. Voyons d’abord comment te préparer de façon générale – quelle que soit ton activité – puis selon ton secteur.
De façon générale
Quelle que soit ton activité, il y a quelques petites astuces à mettre en place avant ton départ pour le gérer et/ou le cacher.
Prendre ses vacances en période creuse
Si ton business est plus à une période de , essaye en priorité de partir pendant cette période. Ainsi, ton activité ne sera pas trop pénalisée.
Si ton activité est estivale, mais que tu souhaites tout de même prendre quelques jours pour suivre ton compagnon, tes proches ou encore tes enfants, essaye de bien préparer tes jours d’absence avec les conseils qui suivent 🙂
Régler tout ce qui peut être réglé en amont
Si tu dois abandonner ton poste pendant quelques jours / semaines, voici la liste des choses à penser :
- Règle toutes factures pour éviter les relances désagréables et les coups de stress à ton retour (fournisseurs, prestataires, impôts…)
- Si tu ne peux pas terminer ton travail avec tes clients, indique à tous tes clients en cours ton absence et le moment où tu reprendras contact avec eux. Note que si tu ne pars que quelques jours, n’hésite pas à cacher ton absence aux plus stressés d’entre eux : tu leur diras simplement que tu étais en rendez-vous et pas disponible pour leur répondre 😉
Programmer ton absence sur les réseaux
Ce n’est pas parce que tu es en vacances que tu dois être absente des réseaux sociaux. Programmer peut te permettre de : 1/ cacher ton absence et 2/ éviter d’avoir à toucher ton téléphone pendant tes vacances !
De nombreux outils existent désormais pour programmer des publications malgré ton absence. Je t’ai parlé de CoSchedule la semaine dernière (pour Facebook, Twitter, Linkedin et Pinterest) et Planoly est très sympa pour Instagram.
Mettre en place un message automatique
Si tu as décidé d’indiquer que tu étais en vacances, n’hésite pas à programmer un message d’information :
- Dans un mail automatique :
Nos services sont actuellement fermés, nous traiterons votre demande dès notre retour, le XXX. - Sur ton répondeur professionnel :
Nos services sont actuellement fermés. Laissez-nous un mail ou appelez nous à nouveau à notre retour, le XXX.
Avec un e-shop
Si tu as un e-shop, il y a quelques petites solutions pour gérer ton site pendant les vacances à distance. Et ce, que tu passes par une plateforme d’envoi ou que tu traites toi-même tes commandes.
Mettre un bandeau pour prévenir de l’allongement des délais
Mettre un bandeau annonçant un allongement des délais d’envoi permet de prévenir le client de façon évidente.
Si tu as décidé de montrer que tu partais en vacances, tu peux indiquer ceci comme raison.
Si tu préfères taire ton absence, tu peux broder un petit peu et dire que tes livreurs sont moins nombreux en été ou que tes fournisseurs ont fermé leurs usines pour l’été.
Faire garder son eshop ?
Certains commerces peuvent être gérés le temps de quelques jours / quelques semaines par une personne de confiance, afin de ne pas être fermés pendant la période de ton séjour. Tu peux passer par quelqu’un de ta famille, un professionnel ou encore à un·e stagiaire avec qui tu as déjà eu l’opportunité de travailler.
Pour que le travail soit réalisé au plus près de ce que tu aurais fait, n’hésite pas à former la personne qui va te remplacer et à créer un guide des bonnes pratiques pour ton entreprise.
La limite : si le travail est mal réalisé, ton entreprise sera pénalisée. Choisis quelqu’un en qui tu as une confiance sans faille et ne lui demande pas de tout gérer (tu peux lui demander de s’occuper des expéditions et du service client en priorité, par exemple).
Avec une activité de prestation de service, de création
Si tu as une activité de prestation de service, il est aussi possible de s’adapter.
Faire sous-traiter des contrats
Tu peux sous-traiter tes contrats à quelqu’un de confiance – un professionnel que tu connais, en qui tu as confiance et dont tu es satisfait du travail produit. Tu peux notamment lui proposer un échange : elle garde ton activité pendant tes vacances et tu gardes le sien pendant les siennes.
Note que cela comporte deux limites :
- Pour un contrat en cours, il est souvent obligatoire d’informer ton client de l’engagement d’un sous-traitant pour la réalisation de la mission. Ton client a le droit de refuser le sous-traitant.
- Si ton client trouve que le nouveau prestataire est mieux que toi, il peut décider de passer par lui ensuite.
Programmer tes futurs contrats à ton retour
La deuxième solution consiste à décaler tes futurs contrats à la date de ton retour. Tu peux choisir d’être honnête et indiquer que tu pars en vacances, ou tu peux choisir de le taire et indiquer à ton client que tu as une autre mission dans les semaines qui viennent. A toi de voir.
De façon générale, évite d’accepter une grosse mission à la veille de tes vacances sous peine de ne pas du tout pouvoir en profiter. Essaye de décaler le début après tes vacances si possible.
S’organiser pour profiter de ses vacances
Prendre des vacances, c’est bien. En profiter pleinement, sans rester collée à son téléphone, c’est mieux. Voici nos quelques points capitaux à mettre en oeuvre une fois que tu as décidé de partir en vacances.
Déculpabiliser
Il n’est pas possible d’être partout tout le temps. Si une affaire ne se signe pas pendant ton absence, c’est qu’elle ne devait pas se signer. Dé-cul-pa-bi-li-se ! Tu ne peux pas être présente à 100% et tu as le droit de manquer un mail parce que tu te reposes. Profite de tes vacances et reviens en pleine forme : ce n’est que comme ça que tu pourras saisir les futures occasions qui se présenteront à toi !
Déconnecter
Le métier d’entrepreneuse force celle qui l’exerce à être connectée en permanence. Facebook, mail, Twitter, story, Instagram, veille, networking, benchmark… A force d’être connectée à tout, tout le temps, nous n’avons pas le temps d’être connectée à nous-même et à nos idées. Partir en vacances, c’est l’occasion de se recentrer sur soi, sa famille, ses proches. C’est aussi l’occasion de prendre du recul sur son activité professionnelle et de retrouver sa créativité. N’hésite pas à éteindre ordinateur portable et téléphone au moins le temps d’une semaine, pour te sentir reposée, calme et libre.
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Alors, t’ai-je convaincue ? Comment appréhendes-tu tes vacances ? Combien de temps vas-tu prendre, vas-tu complètement te déconnecter ou ne seras-tu jamais trop loin de tes mails ? Dis-nous tout !
A très vite,
Marièke
