Le Block Scheduling : c’est la nouvelle méthode d’organisation qui cartonne. Elle est inspirée du modèle scolaire qui consiste à découper les temps de journée en différents créneaux horaires et à les consacrer à des matières différentes. Mais avais-tu pensé à l’adapter à ta vie d’entrepreneuse ? Découvre comment elle peut changer ton organisation ?
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Le Block Scheduling : c’est quoi ?
Le Block Scheduling (ou Blocking), en VF, ça signifie : planifier en bloc. Et comme son nom l’indique, c’est une méthode d’organisation qui consiste à organiser son emploi du temps et son temps de travail en différents blocs de 2 ou 4 heures – selon ta capacité de concentration. C’est un peu comme si tu retournais à l’école, sauf qu’à la place des heures de maths et de français, il s’agit de gérer sa communication, répondre à ses mails ou encore organiser ses rendez-vous.
Pourquoi ça pourrait changer ta vie d’indépendante ?
En tant que freelance / entrepreneuse, il est parfois compliqué de :
- S’organiser
- Se motiver – notamment quand tu travailles de chez toi
- Réserver du temps à certaines activités importantes
- Ne pas surcharger sa to-do list
La méthode du Block Scheduling permet de répondre à ces problématiques en bloquant des créneaux de son emploi du temps pour les réserver à certaines missions.
Les avantages
Le plus gros avantage du block scheduling est qu’il te permet de regarder ta journée / ta semaine dans son ensemble et de t’interroger sur ta distribution du temps. La simple mise en place de ce document est un bon indicateur de ton emploi du temps.
D’une part, le block scheduling permet de réserver des créneaux à certaines activités : communication, prospection, travail client. Si vous avez tendance à passer trop de temps sur certaines missions (les réseaux sociaux, les mails…), cela peut vous donner un cadre. Dans la même veine, cela permet de réserver du temps à des activités de long terme auxquelles vous n’auriez pas forcément accordé de temps dans l’urgence (l’écriture d’un ebook, la création d’un produit…).
D’autre part, le block scheduling permet de s’aérer le cerveau en vous forçant à alterner les activités. En tant qu’indépendant, on peut facilement s’enfermer dans la même tâche pendant plusieurs heures d’affilée… et cela n’est pas forcément bénéfique ! Pour augmenter sa productivité, il peut être intéressant de switcher d’une activité à l’autre de temps en temps (ainsi, tu prendras plus de recul !).
Enfin, planifier ces temps en découpant sa journée en plusieurs blocs permet de la regarder dans son ensemble. Par exemple, si vous avez tendance à être très efficace le matin entre 8 et 10 heures, peut-être mieux vaut-il commencer à faire dans ce créneau les tâches qui vous demandent de l’efficacité et réserver d’autres tâches (comme la gestion de vos mails) à des créneaux où votre efficacité / attention est moins bonne.
Pour conclure, si tu es très travailleuse (au point de t’oublier), il peut être intéressant de te planifier des créneaux de pause obligatoire dans lesquels tu n’auras pas besoin de culpabiliser car ces moments seront prévus dans ton emploi du temps.
Les limites
Planifier complètement son emploi du temps comme le permet le block scheduling peut être handicapant car cela laisse peu de place à l’urgence. C’est un système d’organisation peu flexible en ce sens.
Comment le mettre en place ?
Tu trouveras juste en dessous un exemple de grille horaire de block scheduling.
Pour la remplir :
- Fais le point sur ta productivité : quelles sont tes périodes où tu es le plus à même d’être concentrée ? Quelles sont tes périodes de travail ?
- Fais le point sur tes obligations horaires : horaires de l’école de tes enfants, temps de déplacement… Ces temps pourront être les fins des blocs (6h-8h : matin maison / 8h-9h : temps de trajet / 9h-12h : matin bureau).
- Fais le point sur les missions que tu fais au quotidien et de façon hebdomadaire. Réfléchis aussi au temps qu’il te faut pour ces différentes missions. Si tu checkes 3 à 5 fois tes mails par jour, tu verras que ce n’est pas forcément nécessaire et que deux fois (une fois le matin et une fois en début d’aprèm) peuvent être suffisantes – sauf bien entendu, dans le cas d’une urgence particulière.
- Remplis ta grille. Tu peux la penser de façon quotidienne (ne faire qu’une seule grille pour l’ensemble des jours de ta semaine) ou de façon hebdomadaire (en prenant une vue hebdomadaire). L’exemple ci-dessous est une grille quotidienne. Enfin, tu peux mettre plusieurs tâches dans un bloc (cf. l’exemple ci-dessous).
Une grille de Block Scheduling
| Nom du bloc | Réveil | Matin | Déjeuner | Après-midi | Fin d’après-midi | Soir |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Créneau horaire | 7h-9h | 9h-12h | 12h-13h | 13h-17h | 17h-19h | 19h-23h |
| Tâches | Sport Déjeuner |
Mails Articles |
Pause | Travail client Prospection |
Mails Réseaux sociaux |
Diner Loisirs |
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Connaissais-tu la méthode d’organisation du block scheduling ? Penses-tu l’adopter ? N’hésite pas à nous faire tes retours en commentaires sur tes outils de gestion du temps !
A la semaine prochaine,
Marièke
